Vergaderen, een vast ritueel op een vaste plaats bij veel organisaties. Maar, er is licht aan het einde van de tunnel. In toenemende mate vind je door het hele land uiteenlopende typen locaties. Locaties om te vergaderen en brainstormen met je collega’s. Even weg uit de standaard vergaderruimte. De ruimte waar je: ‘iedere kras op de tafel herkent’ en je: ‘wekelijks het hersengekraak van je collega’s kunt analyseren’. Herkenbaar? Is jouw team ook toe aan een frisse omgeving, nieuwe inzichten en rust om tot een verbeterd niveau te komen? Ga dan snel op zoek naar een locatie waar je heerlijk, inspiratievol en productiever kunt vergaderen. Een plek waar je niet wordt afgeleid door telefoontjes, collega’s en klanten die je uit je concentratie halen. Hier vind je 5 tips en trends voor het kiezen van een vergaderlocatie.
Je kent het wel. Je bent aan het vergaderen met je collega’s en plotseling vliegt de deur open. Een niet aan de vergadering deelnemende collega heeft hulp nodig om een deadline. Kortom, einde vergadering, één van je deelnemende collega’s moet ‘pas op de plaats maken’. Dit tot frustratie van je collega’s. Vergaderen met je team op een externe locatie en voorkom dit probleem in een handomdraai. De kans om gestoord te worden tijdens een vergadering buiten de deur neemt met grote stappen af.
Door te vergaderen op een andere locatie worden je collega’s weer opnieuw geïnspireerd, anders dan wanneer je in een eigen werkomgeving vergadert. Vergaderen en brainstormen in een nieuwe setting prikkelt je creatieve vermogen. Dat creatieve vermogen wordt nog meer geprikkeld wanneer je tijdens de vergadering gebruik kan maken van verschillende soorten ruimtes. Wist je bijvoorbeeld dat een vergaderruimte met een hoog plafond, creatieve meetings stimuleert? Het gaat verder met de wetenschap dat kleinere ruimtes juist geschikt zijn om de nieuwe creatieve inzichten te analyseren? Maak je vergadering interactief! Zo houden jij en je team de aandacht daar waar die het belangrijkst is.
Een goede vergaderlocatie is meer dan een ruimte alleen. Een goede locatie biedt mogelijkheden voor begeleiding, alternatieve trainingsmethoden en inspiratie. Daarnaast is het voor alle medewerkers wel zo handig als de locatie goed bereikbaar is. Kijk daarbij bijvoorbeeld naar bereikbaarheid met openbaar vervoer en gratis parkeergelegenheid.
Opkomende technieken zoals Virtual Reality en Augmented Reality bieden ongekende mogelijkheden. Een fundamenteel ander medium om een boodschap over te brengen. Vlieg tijdens je brainstorm sessie met je collega’s door verschillende ruimten, onbereikbare ruimten en implementeer direct je ideeën.
Door teambuilding te koppelen aan je vergadering verbeter je de dynamiek binnen het team. Teamleden leren elkaar beter kennen, de samenwerking wordt getest en er ontstaat bewustzijn. Inzet van Virtual Reality als activiteit zal je team doen verbazen. Alle zintuigen worden maximaal geprikkeld. Een ultieme voedingsbodem voor een vergadering en brainstorm sessie. Er zijn organisaties met uitgebreide kennis van Virtual Reality.
